Description du poste
En étroite collaboration avec les Directeurs de la plateforme et son binôme au secrétariat, le titulaire du poste assure, en lien avec son binôme le lien avec les pôles de référence et les activités transversales relevant de leurs compétences ainsi que les besoins du site HGRL.
Missions générales
- Vous gérez et traitez les informations orales et écrites (téléphone, courrier, messagerie)
- Vous organisez l’agenda et les rendez-vous de la Directrice des soins de la plateforme
- Vous rédigez, mettez en forme et éditez les documents (courriers, rapports, supports de présentation)
- Vous préparez et organisez les réunions (réservation de salle, invitations, suivi des participants et logistique)
- Vous assurez le suivi des plaintes patients : préparation des réponses, gestion du fichier de suivi et relances
- Vous gérez la documentation de la plateforme et diffusez les informations internes et externes
- Vous suivez les fournitures de bureau nécessaires au fonctionnement du service.
- Vous participez à l’accompagnement de projets institutionnels et à la rédaction des comptes rendus et rapports associés
Missions spécifiques
- Vous assurez la gestion des communications téléphoniques des usagers et des professionnels du site
- Vous accueillez et orientez les usagers pour toute demande d’information ou de communication de dossier médical
- Vous gérez les problématiques liées à la circulation et au stationnement sur le site
- Vous traitez et orientez les réquisitions des services de police et de gendarmerie vers les services concernés
- Vous participez à l’organisation d’événements sur le site et accueillez les organismes et associations partenaires
- Vous assistez la réservation des déplacements professionnels pour la plateforme
- Vous gérez les plannings sur le logiciel de temps de travail dans le respect du référentiel applicable
- Vous assurez le suivi du dossier relatif aux situations sanitaires exceptionnelles (SSE)
- Vous assurez le secrétariat d’un pôle
Les missions sont susceptibles d’évoluer au fur et à mesure de la prise de poste et de l’installation dans le poste. Le contrat est susceptible de devenir pérenne.
Horaires de travail et continuité : sur la base de 37h30 hebdomadaires ; 28 jours de congés annuels ; 15 jours de RTT
Les congés et périodes d’absence des deux assistantes de direction de la plateforme n°2 sont organisés afin de maintenir une continuité d’accueil de la direction de site.
Autres détails
Profil recherché
Compétences / Formation requises
- Connaissance de l’institution
- Techniques du secrétariat et manipulation des appareils audiovisuels ;
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Powerpoint, Messagerie Outlook, Agenda électronique
Qualités professionnelles attendues
- Discrétion, réserve et discernement dans l’identification des informations (confidentielles ou communicables)
- Capacité à hiérarchiser les tâches et les actions, l’importance des courriers et appels téléphoniques
- Aptitude à gérer un système de classement
- Capacité à rédiger des courriers administratifs simples ; maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe
- Réactivité, assiduité et disponibilité
- Rigueur et conscience professionnelle
- Aptitude à la communication et sens de l’organisation et du travail en équipe
- Autonomie, sens des priorités et esprit d’initiative et d’adaptation dans le suivi des dossiers
- Bonne présentation, maîtrise de soi
Description de l'établissement
Au CHU de Nantes, nous sommes un collectif de 13 000 professionnel·le·s engagé·e·s et précurseur·euse·s, animé·e·s par la volonté de repousser les frontières de la santé. Nous portons une vision, celle de faire bouger les lignes avec tous les acteurs de santé du territoire pour améliorer la santé de tous.
Prouesse et proximité : nous assurons l’excellence des soins et de la recherche par l’approche multidisciplinaire, la culture de l’innovation et la force du compagnonnage.
Solidarité, exigence, curiosité, nos valeurs partagées guident nos actions et nous poussent à être toujours plus ingénieux, éclaireurs, activistes du soin, coopérateurs.
Nous explorons tous les possibles et sommes à la pointe de l’innovation. Nous voulons ouvrir de nouvelles voies et susciter l’espoir d‘un avenir meilleur.
Notre mission en tant que premier employeur de la région : donner les capacités d’agir aux professionnel·le·s hospitalier·ère·s.
Chacun·e de vous est essentiel·le, c’est pourquoi nous sommes engagé·e·s pour cultiver vos talents, soutenir vos engagements et faire vivre nos valeurs.
Rejoignez l’aventure !
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